Politique de protection des renseignements personnels

Mères avec pouvoir s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Nous reconnaissons que la protection de la vie privée constitue un élément essentiel de la confiance que le public nous accorde.

La présente Politique a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.

La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et Mères avec pouvoir n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
Lorsque vous acceptez l'ensemble des "cookies" vous consentez par exemple à ce que nous puissions connaitre:

• votre ville, province et pays;
• l'outil que vous utilisez (téléphone intelligent, tablette, ordinateur);
• les pages que vous avez consulté sur notre site Web;
• le moteur de recherche utilisé.

1. Objectif de la collecte de données

Notre organisation à but non lucratif (OBNL) collecte des renseignements personnels dans le but de gérer efficacement ses activités, de communiquer avec ses donateurs, participantes et bénévoles, et de respecter ses obligations légales. Nous reconnaissons l'importance de protéger la vie privée de nos parties prenantes et nous nous engageons à traiter leurs données personnelles de manière responsable. Cette politique est effective depuis le 1er février 2024.

2. Catégories de données collectées

2.1 Paramètres de base
Mères avec pouvoir justifie la création d'une fiche de contact dès un échange de courriel que l'employée juge pertinent pour notre base de données. Les renseignements recueillis sont le nom complet, le courriel, le numéro de téléphone et les informations en lien avec la nature de la relation entre la personne et Mères avec pouvoir. Ce type de collecte n'est pas communiqué puisque les renseignements conservés sont à l'usage interne seulement et à des fins de communications professionnelles futures. La politique étant publique et partagée, nous présumons que toute personne prenant contact avec notre organisation consente implicitement aux paramètres de base énoncés dans cette politique.

2.2 Catégories
Plus encore et avec consentement, nous pouvons collecter les différents types de renseignements suivants pour chacune des catégories mentionnées :

• Donateurs, donatrices et partenaires :
  • des coordonnées professionnelles ou personnelles, adresse(s) postale;
  • des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement.

• Participantes :
  • des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, date de naissance, source de revenu;
  • des renseignement personnels sur le ou les enfant(s) comme un prénom, un nom et une date de naissance;
  • des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
  • des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
  • des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;

• Bénévoles :
  • des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, date de naissance (le cas échéant);
• Employées ou candidatures :
  • des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, date de naissance, numéro d'assurance sociale;
  • des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
  • des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par Mères avec pouvoir;

Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.

3. Collecte des données
Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• Lors de votre inscription à des événements, formations et infolettres;
• Lors de l’inscription à des évènements bénéfices;
• Lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don;
• Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
• Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
• Lors d’échanges en personne, par courriers, courriel ou téléphone.

Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.

4. Utilisation des données

Les informations collectées seront utilisées uniquement à des fins internes, telles que la gestion des activités, la communication organisationnelle et la mise en œuvre des programmes. Nous nous engageons à ne pas vendre, louer ni partager vos données personnelles avec des tiers sans votre consentement explicite, sauf dans les cas prévus par la loi.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Répondre à vos demandes lorsque vous nous contactez.
• Traiter votre don et émettre les relevés fiscaux.
• Évaluer votre candidature à un poste de bénévole ou à un emploi.
• Communiquer avec vous, par exemple pour vous informer de nos services ou pour vous solliciter pour un don, sous réserve de votre droit de retirer votre consentement.
• Fournir de l’information sur les développements de la Fondation et de notre secteur et transmettre des invitations à des événements et activités de formation lorsque vous avez choisi de recevoir de tels renseignements.
• Pour se conformer aux exigences légales applicables.

5. Conservation et sécurité des données

Vos informations sont conservées dans une base de données à l'interne. Toutes les personnes à l'interne ont accès à cette base de données. L'employée, le ou la bénévole ou toutes autres personnes avec des informations personnelles ou sensibles s'engage à ne pas divulguer ces informations un (1) an après le terme de son engagement.

Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire pour accomplir les fins indiquées dans la présente Politique ou pour une durée plus longue lorsque requis par la loi. Ainsi, lorsque l’utilisation prévue d’un renseignement personnel est terminée, le renseignement est détruit, supprimé ou anonymisé, sauf si la loi nous oblige à le conserver.

Toutefois, lorsque vous postulez pour un emploi, nous conservons vos renseignements personnels pour alimenter une banque de candidats et vous recontacter si des offres d’emploi correspondent à votre profil.
Nous tâchons d’assurer la conservation de vos renseignements personnels au Québec. Toutefois, les renseignements stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Québec, par exemple dans une autre province canadienne, et peuvent ainsi être assujettis aux lois d’autres juridictions, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder.

Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation, altération et destruction.

En cas de préjudice ou de fuite de données compromettant la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notre organisation s'engage à aviser immédiatement la Commission d'accès à l'information conformément aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25 (loi 25).

Dans le cas où une violation de données pourrait entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, nous nous engageons à informer ces personnes de manière prompte et efficace. Cette notification comprendra:

• une description claire et compréhensible de la nature de la violation;
• les catégories de données personnelles concernées;
• les conséquences probables de la violation;
• les mesures prises ou proposées pour remédier à la situation.

Notre organisationtient un registre détaillé de tous les incidents de sécurité des données, y compris:

• les violations de données;
• les tentatives d'accès non autorisé
• tout autre incident compromettant la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels.

Ce registre comprendra:

• la date et l'heure de l'incident;
• la nature de la violation;
• les données personnelles concernées;
• les mesures prises pour remédier à la situation;
• les personnes notifiées, le cas échéant.

Nous mettrons en place des procédures internes pour coordonner la réponse aux incidents de sécurité des données, y compris la désignation d'une personne responsable de la gestion de ces incidents. Nous travaillons en collaboration avec les autorités compétentes et les personnes concernées pour minimiser les conséquences des violations de données et protéger la vie privée de nos parties prenantes.

6. Modifications de la Politique et Amélioration Continue

Cette politique peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques de collecte et de gestion des données. Les versions les plus récentes seront disponibles sur notre site web. Nous réviserons régulièrement nos procédures de notification et de gestion des incidents de sécurité des données afin de nous assurer de leur efficacité et de les améliorer continuellement en fonction des évolutions technologiques, des pratiques de sécurité et des exigences légales.

En acceptant cette politique, vous reconnaissez avoir lu et compris nos pratiques de collecte de données et consentez à leur traitement conformément à cette politique.

Commentaire ou plainte

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services, communiquez avec nous par courriel à admin à meresavecpouvoir.org.

Par la poste aux coordonnées suivantes:

À l’attention de: Valérie Larouche
2015-A rue Fullum
Montréal (Québec), H2K 3N5

Un suivi sera fait dans un délai de 30 jours.

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